日々の作業や業務において多く活用するメール。だからこそ使いやすくて豊富な機能を備えているメールツールの選択が重要です。特にビジネス用途では、コスト、セキュリティ、使いやすさ、そして他ツールとの連携など、多くの要素を考慮しなければなりません。その中でも注目を集めているのがZohoが提供する「Zoho Mail」です。
「Google WorkspaceやOutlook以外に、安心して使えるメールサービスは？」「コストを抑えて、高機能なメールを導入したい」そんな悩みを持つ企業にとって、Zoho Mailは有力な選択肢と言えるでしょう。
本記事では、Zoho Mailの基本機能から料金、設定方法、使い方、導入事例まで、徹底的に解説します。これからメール環境を整えたい中小企業や、既存のツールから乗り換えを検討している方にとって、役立つ内容をお届けします。ぜひ最後までお読みください。
Zoho Mailとは？概要と基本機能・その魅力を紹介
ここでは、Zoho Mailの概要と基本機能、魅力について解説します。
Zoho Mailの概要とビジネス向けの特長
引用元：Zoho Mail
Zoho Mailは、Zoho社が提供するクラウド型のビジネスメールサービスです。広告が表示されないクリーンなUIや高度なセキュリティ、多言語対応などが特長で、特に中小企業やスタートアップ企業に人気のあるツールです。
Zoho Mailの基本機能
Zoho Mailはセキュリティや利便性の高さだけでなく、充実した機能面も特徴となっています。
主な機能は以下の通りです。
・独自ドメインの作成
・@zoho.comドメインでのメールアカウント作成
・タスク管理機能
・2段階認証
・グループ管理
・メールポリシー
・スパムフィルターとメールバックアップ機能
これらの機能について、順番に解説します。
独自ドメインの作成
メールアカウントを作成する際にまず考えることがアドレス、そしてドメインの設定ですが、Zoho Mailでは、自社専用で独自のドメインを取得・利用することが可能です。Gmailなどのアカウントを作成する場合、ドメインはgmail.comで指定になってしまいますが、Zoho Mailを利用することで自社のドメインを使うことができ、自社のブランドアピールに活用することができます。
@zoho.comドメインでのメールアカウント作成
仮に自社専用のドメインを持っていない場合でも、@zoho.comのメールアドレスを登録することができます。
タスク管理機能
Zoho Mailでは、個別タスクとグループタスクをそれぞれ作成することが可能です。
タスクの作成時にはタスクの期限や優先度、リマインダーを設定することができ、タスクの抜け漏れを防ぐことが可能です。
グループタスクでは、グループのににのメンバーにタスクを割り当てることができます。また、メインタスクの下に複数のサブタスクを作成することも可能で。プロジェクト単位でのタスク管理に向いている機能と言えます。
2段階認証
メールの乗っ取りや流出、サイバー攻撃などによる損害を防ぐため、Zoho Mailにはアカウントを2段階で認証する機能が設けられています。これにより、高度な制限が設けられ、ユーザーがアカウントに安全にアクセスでき、プライバシーや会社の機密情報、メールの￥における送信や受信の履歴を保護します。
グループ管理
Zoho Mailでは、特定のチーム用に個別のグループメールアカウントを作成し、任意のユーザーをモデレーターまたはメンバーとして追加したり割り当てることが可能です。なお、管理者は、複数グループの管理、権限の割り当て、メールポリシーの設定、迷惑メールフィルターの設定などを行うことができます。
メールポリシー
GDPRに準拠したメールポリシーを作成し、組織の送受信 パラメータを制御し、すべてを監視ログによって確認することが可能です。そのため不正利用などを防ぐことができ、責任者による管理体制を整えやすくなっています。
スパムフィルターとメールバックアップ機能
AIを活用したスパム検出エンジンにより、迷惑メールの自動フィルタリングが可能です。また、メールボックス、受信トレイの中身など、メールのデータを自動バックアップする機能もあり、万が一の際も安心です。
紹介した上記の機能以外にも、メモなどさまざまな機能が存在します。また、IMAPとPOPどちらにも対応している点は嬉しい点と言えます。
Zoho Mailが選ばれる理由とは？その魅力を解説
Zoho Mailの魅力としては、広告表示がなく、先ほども記載しましたが、独自ドメインを利用することが可能である点、豊富な管理機能などが挙げられます。Zoho Mailを活用することで様々な機能を利用できるため、使い勝手が良いことや画面がシンプルで見やすいというのがZoho Mailが人気であるシンプルな理由と言えます。また、大手サービスと比較すると、Zoho Mailは圧倒的なコストパフォーマンスが魅力です。Outlookに似た使いやすいインターフェースでありながら、低価格で導入可能です。
Zoho Mailの料金プランと導入コストを解説
ここでは、Zoho Mailの料金プランと各プランで利用できる機能について解説します。
引用元：Zoho Mail
Zoho Mailには無料プランと3つの有料プラン（Mail Lite、Mail Premium、Workplace）があります。無料プランの場合、5GB/ユーザーの容量があり、小規模事業者であれば十分な機能を活用できます。
有料プランの価格と主な機能は以下の通りです。
Mail Lite
月額120円/ユーザー（年間払い）。複数ドメインのメールホスティングやメール・フォルダーの共有、コラボレーションツールの利用、メール取り消し機能、最大250MBまでのサイズのファイル添付、カレンダーなどが利用可能。
Mail Premium
月額480円/ユーザー（年間払い）。上記のプランに加えて、メールのアーカイブと取り出しが可能なeDiscoveryの活用、メールバックアップ、ホワイトラベリングなどが可能。
Workplace
月額360円〜/ユーザー。メールに加え、オンラインスプレッドシートやチャット、会議ソフトウェアなども利用可能。大企業に向いているプラン。
Zoho Mail を導入する際に注意すべきポイントとは？
ここまでZoho Mailの機能や魅力を解説しましたが、ここでは導入の際に気をつけるべきことを2つご紹介します。
日本語サポートが不十分
Zoho Mailは日本だけでなく世界的に利用されているツールであり、日本人向けに作られたツールではありません。そのため、英語圏への対応がベースとなっており、日本語への対応がまだ整えられていないのが現状です。そのため、日本語への翻訳が曖昧でわかりづらい時があります。
ただし、Zoho の公式サイトにはヘルプサポートがあり、そこで疑問点を解決することが可能です。また、Zoho の製品利用者が自由に質問を投稿し、操作になれている人が回答をしてくれる、Zoho 利用者のコミュニティであるZoho コミュニティも存在するため、こtれらを活用することで使いづらさを軽減することができます。
より柔軟なカスタマイズを行いたい場合の対策
企業や業務の内容によっては、Zoho Mailに搭載されている標準機能だけでは対応できない場合もあるかもしれません。では、カスタマイズができないからZoho Mail は利用できないのでしょうか。その考えは尚早かもしれません。
Zoho はZoho Mail以外にもCRMに特化したZoho CRMなどさまざまなツール・サービスを展開しており、これらと連携することで業務シーンに合わせた柔軟なカスタマイズを行うことができるようになります。さらに、APIを連携を活用することでZohoが提供していない外部のツールとも連携を行うことが可能です。
どのようなツールと連携することができるのか、どれを選べば良いのか分からない場合は、専門家にサポートを依頼するのも効果的です。
Zoho Mailを効果的に活用するための運用ポイント
ここまでZoho Mailの良し悪しや機能、料金プランについて解説しました。しかし、導入した後に効果的な運用を行うことができるか、不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。ここでは、Zoho Maiを効果的に活用するために、どのようなことを行うべきかをまとめました。l
社内での教育・Q&Aの機会を設ける
導入時に、簡単な操作マニュアルやQ&Aセッションを行うことで、ユーザーの不安を解消し、スムーズな定着や操作スキルの向上につながります。
サポート体制と学習コンテンツの使い方
Zohoには、日本語によるオンラインヘルプやフォーラム、動画マニュアルが用意されています。また、チャットサポートも平日対応していますので、都度質問を行うことで知識を深め、効果的な運用のヒントを得ることができます。
長期的な運用で意識すべきメンテナンスと改善策
定期的なストレージ容量チェック、セキュリティ設定の見直し、フィルターやルールの整理を行うことで、常に快適な運用環境を維持、最適化できます。
株式会社ArchRise はZoho構築に対応しています
株式会社ArchRiseでは、ZohoCRMや今回ご紹介したZoho Mailをはじめとして、さまざまなZoho 製品の構築や他社からの移行に対応しています。Zoho Mailの導入を検討しているけどやり方がわからない。効果的に運用するためにはどのようにしたら良いか。そのようなお悩みを持つクライアントを丁寧かつ徹底的にサポートいたします。
ご相談は無料ですので、興味があればぜひ一度ご連絡ください。
まとめ｜Zoho Mailはコスパと機能性に優れた選択肢
Zoho Mailは、コストパフォーマンス、機能性、セキュリティ、そしてZoho製品との高い連携性を備えた、非常に優れたビジネスメールツールです。無料プランから始められ、成長に合わせて段階的にプランを拡張できる点も魅力です。
中小企業、スタートアップ、チームでの業務効率化を目指す企業にとって、Zoho Mailは非常におすすめの選択肢といえるでしょう。しかし、使用にあたって、効果的な運用を行うためには社内での教育や、公式サポートへの質問対応なども重要となります。また、他のアプリと連携して柔軟なカスタマイズを行いたい場合は、必要に応じて専門家への相談を行うことも効果的です。
この記事を参考に、ぜひZoho Mailの導入を検討してみてください。最後までお読みいただきありがとうございました。